Gagnez du temps avec l’alimentation automatique de la BDES

La BDES est parfois vue comme une contrainte par les directions générales et les directions des ressources humaines qui appréhendent les tâches chronophages pour l’alimenter avec toutes les données nécessaires. Si la BDES est gérée sur Excel à partir de données saisies manuellement ou provenant de macros complexes entre plusieurs classeurs, il est évident que son alimentation peut vite devenir fastidieuse ; sans oublier les risques d’erreurs ou de confidentialité. À l’inverse, une solution de BDES dédiée peut non seulement sécuriser les données mais aussi permettre de gagner du temps grâce à l’alimentation automatisée.

Si la BDES est avant tout une obligation légale pour toutes les entreprises de plus de 50 collaborateurs, elle constitue également un excellent moyen d’améliorer le dialogue social entre la direction et les instances représentatives du personnel. Pour cela, la clé est d’améliorer la richesse des indicateurs mis à disposition des élus et de simplifier leur utilisation. Pour cela, il faut dépasser la contrainte des saisies et imports de données, mais comment faire concrètement ?

Les différentes manières d’alimenter la BDES

Il existe différentes méthodes pour alimenter la BDES, chacune ayant ses propres avantages mais aussi certaines limites du fait de son périmètre.

La première méthode consiste à importer manuellement des données RH ou liées à l’activité à partir de fichiers bureautiques puis de les retravailler dans la BDES. Une solution peu réaliste du fait des risques d’erreurs qu’elle engendre liés aux nombreuses manipulations d’informations.

Les entreprises envisagent ensuite d’importer la DSN dont les données sociales ont un côté assez généraliste puisqu’elles ont vocation à normaliser les échanges avec l’administration et les autres organismes sociaux. Si l’import de la DSN apporte rapidement une réponse satisfaisante aux structures simples, elle présente toutefois les limites du format légal figé qui n’est pas forcément suffisant pour des organisations plus complexes.

Pour mieux répondre aux besoins de diversification des indicateurs et de leur adaptation à des structures plus étoffées en termes de Business Units ou de filiales, la troisième méthode consiste à automatiser l’import des données brutes de paie. Ce format plus riche et plus ouvert ouvre de nouvelles perspectives pour personnaliser des indicateurs au-delà du seul cadre légal et ainsi répondre aux futurs besoins d’informations selon le contexte. C’est la méthode la plus pérenne.

Enfin, la dernière option est d’alimenter certaines données à partir des entrepôts de Business Intelligence et Datawarehouses. Cette méthode est parfois inévitable pour certains indicateurs complémentaires qui n’existent pas dans les données brutes des bulletins de paie tels quel la sécurité ou l’impact environnemental. En revanche, elle reste plutôt réservée aux grands comptes du fait des projets longs et coûteux qu’elle génère pour toutes les équipes.

Pourquoi alimenter la BDES en allant au-delà du seul cadre légal ?

L’alimentation par la DSN pourrait sembler suffisante puisqu’elle permet de respecter le prérequis légal mais ce serait renoncer à la possibilité d’intégrer des éléments spécifiques ou des particularités liées à une organisation complexe. En effet, selon la taille et la structure de l’entreprise, des variations évidentes de périmètre interviennent avec des critères de confidentialité à respecter : certains élus ne doivent voir que des indicateurs calculés sur la base de leur périmètre.

Rappelons ensuite que l’autre objectif de la BDES est d’améliorer le dialogue social. Cela nécessite de pouvoir proposer aux élus des indicateurs justes, adaptés et faciles d’accès mais aussi de répondre à leurs demandes récurrentes de données complémentaires et affinées. L’alimentation automatisée de la BDES à partir de données riches telles que les données brutes de la paie est donc indispensable pour bénéficier des marges de manœuvre nécessaires et ajuster le cadre légal de la BDES aux vrais besoins du dialogue social.

Pour que votre BDES soit créatrice de valeur et facilite les échanges, il faut dépasser les contraintes et préserver sa capacité d’adaptation en veillant à 5 points clés. Découvrez-les dans notre fiche pratique !

La solution alcuin BDES

Notre solution BDES est reconnue à la fois pour sa capacité à s’adapter aux exigences de chaque organisation et également pour contribuer à améliorer le dialogue social. Pour cela, une de nos forces est de pouvoir automatiser l’import des données brutes de paie en nous adaptant très rapidement à la structure du fichier fourni par chaque entreprise grâce à des modèles personnalisables.

Cette capacité à automatiser l’import de manière périodique permet ensuite aux équipes RH de se concentrer sur l’enrichissement des indicateurs et restitutions visuelles à mettre à disposition des IRP. Le prérequis légal est très largement dépassé et les informations sont accessibles par les élus disposant des droits d’accès appropriés en un clic dans la solution.

L’alimentation automatisée de la BDES avec les données brutes de paie en fait aujourd’hui la solution la plus universelle qui convient au plus grand nombre de cas de figures. L’historisation des données facilite les comparatifs et l’analyse des tendances d’évolution, ce qui créé des indicateurs enrichis au service de la satisfaction de toutes les parties prenantes. Les équipes RH gardent évidemment le contrôle sur ce type de fonctionnalités et peuvent choisir de les diffuser ou non.

Nous pouvons d’ailleurs rappeler les propos d’Alexandre Pissot, chef de projet BDES pour PMU: « Le choix d’alcuin pour la BDES a été unanime. La solution répond pleinement aux attentes que nous avions et va même plus loin avec la gestion de l’agenda social qui facilite notre dialogue social au quotidien »…