BDESE : de quoi parle-t-on ? Quels contenus et comment la mettre en place ?

BDESE : Qu’est-ce que c’est ? Que doit-elle contenir ?

Créée pour faciliter le dialogue social entre une organisation et ses représentants du personnel, la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est obligatoire, dès 2014, pour la plupart des entreprises.

Au regard des récentes actualités, la BDESE intègre désormais de nouvelles obligations en matière environnementale. Enjeu majeur du dialogue social pour les organisations, la BDESE doit être établie avec rigueur. Les informations qu’elle doit contenir prennent en compte les dernières obligations légales.

Comment construire et maintenir à jour sa BDESE ? Quelles informations obligatoires et quels indicateurs intégrer ? Découvrez à travers notre article toutes les réponses aux questions que vous vous posez ainsi que nos conseils pour réussir sa mise en place.

Qu’est-ce que la BDESE / BDES ?

Définition de la BDESE

La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE), anciennement appelée BDES ou BDU (Base de données Unique), est un référentiel qui regroupe les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de chaque organisation de plus de 50 collaborateurs. Introduite par la loi relative à la sécurisation de l’emploi le 14 juin 2013, la BDESE est définie par le Code du travail à travers les articles R2312-7 à R2312-15.

La BDESE est donc un support que l’employeur a la charge de concevoir et de mettre à jour. Destinée au comité économique et social (CSE) ou aux représentants du personnel, la BDESE est aujourd’hui une obligation légale pour toutes les organisations privées, publiques et associatives de plus de 50 collaborateurs, indépendamment du nombre d’établissements. C’est l’entité globale qui est prise en compte.

Quels sont les objectifs de la BDESE ?

Selon l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4ème alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI), la BDESE doit donner une vision claire, globale et transparente sur la formation et la répartition de la valeur créée par une entreprise.

Les informations sont recueillies au sein d’une base de données unique qui regroupe :

  • Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • La situation économique et financière ;
  • La politique sociale de l’entreprise et l’égalité professionnelle hommes/femmes.

La BDESE est mise à disposition du CSE (Comité Social et Economique), et constitue la base d’information minimum nécessaire aux élus pour chaque temps de consultation. Les délégués syndicaux ou les experts sollicités ont également un droit d’accès.

Grâce à un partage de l’information plus clair et mieux structuré, la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil clé pour moderniser et améliorer le dialogue social entre la direction et les partenaires sociaux.

BDESE : une réponse à l’accélération de la transition écologique

L’accélération de la transition écologique dans tous les secteurs d’activité est un sujet d’actualité majeur. C’est pourquoi depuis le 27 avril 2022 (date de publication du décret d’application n°2022-678 de la loi climat et résilience), une nouvelle BDESE enrichie d’indicateurs écologiques a été mise en place. Elle renforce notamment le rôle du CSE dans ce domaine, en intégrant les conséquences sur l’environnement de l’activité de l’entreprise à travers de nouveaux indicateurs.

La nouvelle BDESE permet désormais de mesurer les efforts de la politique environnementale de l’entreprise pour réduire son impact écologique en travaillant sur plusieurs axes. Par exemple, la réduction des émissions de gaz à effet de serre ou toute autre démarche écoresponsable. Sa mise en place impose aux entreprises d’intégrer de nouveaux indicateurs environnementaux à leur BDESE. A ce jour, la bonne pratique vise à la mise en conformité dans l’année qui suit la publication du décret.

Pour vous aider à mieux comprendre les changements apportés par le dernier décret et comment intégrer les nouvelles données dans votre BDESE, nous avons regroupé tous nos conseils dans une fiche pratique :

BDESE : que doit-elle contenir et comment la mettre en place ?

Les informations obligatoires de la BDESE

La BDESE doit regrouper des informations classées en 10 thèmes, comprenant des indicateurs clés, définis par l’article L.2312-36 du Code du travail. Les informations contenues dans la BDESE varient selon la taille de l’entreprise (plus de 50 collaborateurs ou plus de 300 collaborateurs). Dans les deux cas, les rubriques incontournables sont :

  • L’investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle, évolution professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et les informations environnementales ;
  • L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes au sein de l’entreprise: diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’organisation en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d’administration ;
  • Les fonds propres et endettements ;
  • Les rémunérations des salariés et des dirigeants ;
  • Les activités sociales et culturelles ;
  • La rémunération des financeurs ;
  • Les flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts ;
  • La sous-traitance ;
  • Les transferts commerciaux et financiers pour les entreprises appartenant à un groupe.
  • Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise : politique générale, économie circulaire et changement climatique.

Le contenu de la BDESE peut être aménagé grâce à un accord conclu entre l’employeur et les délégués syndicaux (article L2312-21 du code du travail).

Sauf accord spécifiant une autre période, le contenu de la BDESE doit porter sur les deux années précédentes et l’année en cours. Les informations communiquées doivent également intégrer des perspectives sur les trois années suivantes.

La BDESE peut se présenter sous forme de tableaux et de rapport d’analyse mais doit être informatisée pour les entreprises de plus de 300 salariés. Certains documents peuvent également être classés comme confidentiels par l’employeur. Les partenaires sociaux devront alors respecter les modalités définies.

Il peut donc être bénéfique de s’équiper d’une solution conforme aux exigences légales pour partager le bon contenu de manière sécurisée.

BDESE : quand doit-elle être mise à jour ?

L’employeur a la responsabilité de mettre en place puis de maintenir à jour la BDESE. La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales doit être actualisée avant les 3 consultations annuelles du CSE en respectant au moins les périodicités du Code du Travail relatives à l’organisation du Comité Social d’Entreprise.

Réussir la mise en place de sa BDESE

Les nouvelles obligations légales concernent toutes les organisations de plus de 50 collaborateurs. Elles viennent renforcer l’enjeu du dialogue social et le fait que la BDESE permette de communiquer de manière transparente aux représentants du personnel. En revanche, beaucoup de questions se posent pour réussir la mise en place de la BDESE…

D‘abord au niveau du format bien sûr, où beaucoup de choix s’offrent aux organisations : papier (interdit pour les organisations de plus de 300 collaborateurs), GED, Intranet, solution dédiée, solution externalisée…

En pratique, la BDESE pourrait prendre la forme d’un fichier Excel, mais cela engendrerait rapidement de nombreuses tâches chronophages pour les équipes RH. Parmi celles-ci, nous retrouvons la veille du cadre légal qui est incontournable. Pour éviter cela, des solutions automatisées peuvent vous aider à optimiser sa mise en place et sa gestion. La solution BDESE clé en main d’alcuin  vous permet de gérer facilement les informations tout en respectant les règles de sécurité et de confidentialité. Le logiciel intègre notamment les dernières évolutions légales et tous les indicateurs requis pour réussir l’élaboration de votre BDESE. Un gain de temps considérable pour les équipes RH.

Le choix d’une solution dédiée pour la BDES pose aussi des questions de conduite de changement et de transition vers le nouvel outil. Pour les organisations qui avaient déjà mis en place un système, il est important d’assurer la reprise de l’existant pour la continuité des informations mises à disposition des élus. Cela aidera également les équipes RH à mieux gérer la conduite du changement nécessaire en créant par exemple des supports de formation (guides utilisateurs, tutoriels…) qui faciliteront l’accompagnement des élus lors de l’ouverture de leurs accès à la solution BDESE ainsi que l’amélioration du travail collaboratif entre toutes les parties prenantes.

C’est d’autant plus important d’anticiper ces questions pour réussir la mise en place de la BDESE avec les temps forts à venir autour du dialogue social : réunions calendaires, chargement des données consolidées au 31/12, bilan social, prise en compte des nouveaux indicateurs environnementaux et détermination de la politique environnementale de l’entreprise, publication de l’index égalité professionnelle hommes-femmes en mars, etc.).