Synergie entre les processus RH et la BDES pour le dialogue social

Le moins que l’on puisse dire, c’est que cette période est particulièrement chargée pour les équipes RH. Entre les nombreux processus métiers habituels qui nécessitent toujours plus de temps et les déclarations annuelles obligatoires à anticiper, le maître mot est de gagner du temps. Et cet enjeu d’efficacité porte aussi bien sur la fluidité des processus RH que sur la mise à disposition des indicateurs sociaux et financiers… Dès lors, quelles sont les bonnes synergies entre RH et dialogue social ? L’alimentation automatisée de la BDES permet déjà d’alléger la charge de travail, mais pourrait-on aller plus loin ? Voyons ce qu’il en est…

Un enjeu majeur d’efficacité pour les équipes RH : gagner du temps et y voir clair !

Les processus RH qui permettent de gérer le parcours des salariés sont nombreux : gestion des entretiens d’évaluation et entretiens professionnels, gestion de la formation et développement des compétences, mobilité, etc. Autant d’événements importants pour les salariés dans l’entreprise mais qui peuvent vite devenir chronophages pour les équipes RH. Surtout en fin d’année, lors des calculs d’indicateurs afin de vérifier que l’entreprise respecte bien ses obligations. Des indicateurs RH qui se retrouvent pourtant à la fois dans le logiciel de gestion RH mais aussi dans la BDES.

Si les grandes entreprises peuvent dédier plusieurs équipes aux différents processus RH, ce n’est pas les cas des plus petites structures qui vont devoir gérer l’intégralité de leurs activités avec des moyens limités. C’est pourquoi les outils bureautiques restent encore très utilisés par la plupart des gestionnaires RH bien qu’il existe des solutions de gestion adaptées et rapides à mettre en œuvre. Pour le logiciel BDES, plus d’une entreprise sur deux utilise encore des fichiers bureautiques partagés en ligne. Or, recourir à des fichiers bureautiques entraîne ressaisies, intégration de nouvelles données, relances pour informations manquantes, nouvelles ressaisies et ainsi de suite… avec tous les risques d’incohérences, d’erreurs, de problèmes de confidentialité et de pertes de temps qui l’accompagnent.

Résultat : les équipes RH cherchent les informations de toute part alors qu’elles se retrouvent à nouveau en télétravail et qu’on leur demande de mettre à jour les indicateurs du dialogue social car les réunions CSE s’accélèrent… En effet, l’agenda social est actuellement bien rempli entre les renégociations d’accords d’entreprise, les événements exceptionnels de cette année qui ont créé de nouveaux processus liés à l’activité partielle et autres mesures de soutien du gouvernement… Bref, toutes les synergies seraient donc les bienvenues pour soulager les équipes et leur faire gagner du temps, communiquer plus simplement avec les élus et rassurer la direction quant au respect des obligations.

Comment parvenir à de vraies synergies gagnantes entre le logiciel RH et la BDES ?

Simplicité et efficacité, voilà ce que recherchent les équipes RH aujourd’hui. D’où la nécessité d’une vision commune des processus RH et du dialogue social puisque la BDES se base sur des indicateurs générés à partir des mêmes informations de base. Rapprocher le logiciel RH avec la solution BDES peut ainsi vous apporter de nombreux bénéfices en termes de gains de temps mais aussi de fiabilisation des données et de rationalisation des coûts.

1/ Gérer le parcours des salariés en pensant déjà aux indicateurs RH à fournir

Les processus métiers des deux solutions exploitant les mêmes informations de base issues des données de la paie et des dossiers RH (entretiens, formation, GPEC…), on peut donc envisager de rationaliser l’approche dès le départ, grâce à un seul traitement permettant de transformer ces données pour leur exploitation dans la BDES et de calculer les indicateurs RH pertinents ; un traitement qui pourrait être automatisé pour la partie relevant du cadre légal. Cette solution présente deux avantages : fiabiliser immédiatement la communication des indicateurs aux élus dans la BDES et pouvoir vérifier instantanément le respect des obligations légales côté RH. Une alerte pourrait par exemple être envoyée si un collaborateur n’avait pas eu ses trois entretiens professionnels ou suivi une formation non obligatoire à l’approche de son bilan à six ans. Non seulement les équipes RH s’assurent de gagner du temps mais elles savent aussi parfaitement où elles en sont et pourront réagir à temps pour éviter les sanctions en cas de non-conformité (comme le versement de l’abondement dans l’exemple ci-dessus). Pour maximiser la dimension pilotage opérationnel de l’outil au service du dialogue social, il sera essentiel de pouvoir personnaliser facilement tous les axes d’analyse des indicateurs…

2/ Intégrer une plus grande dimension collaborative dans les processus RH

Une autre piste incontournable pour faire gagner du temps aux équipes RH consiste évidemment à délocaliser certaines tâches en impliquant davantage les managers et collaborateurs finaux. Cela commence par le logiciel RH avec la richesse du catalogue des formations accessible en self-service et l’autonomie qui en découle : saisie des demandes directement pendant les entretiens ou au fil de l’eau pour répondre à un besoin précis, alimentation automatisée du plan de développement des compétences mais aussi de la GPEC avec une mise à jour du référentiel des métiers et des compétences de l’organisation…

Cette approche collaborative se retrouve également dans la BDES où elle contribue à améliorer la confidentialité et la sécurité autour des indicateurs RH. En effet, lorsque le logiciel BDES intègre des fonctionnalités permettant de communiquer et de commenter les indicateurs via des info-bulles, on fluidifie non seulement le dialogue social, mais on évite aussi les risques de fuites de données et problème de confidentialité puisqu’il est plus facile de n’autoriser qu’une consultation en ligne des informations. Bien entendu, il est essentiel que cela soit personnalisable pour bien s’aligner avec le degré de transparence que l’on souhaite donner au dialogue social.

Ces synergies gagnantes existent déjà dans notre solution

Des synergies au service du capital humain et du pilotage de l’organisation

En structurant davantage les processus, les méthodes et l’alimentation automatisée des données entre les différents outils, on obtient rapidement un meilleur pilotage RH et cela se ressent de manière positive sur l’efficience de toute l’organisation. Car ce qui se cache derrière le manque de temps des équipes RH, c’est bien souvent un manque de visibilité à plusieurs niveaux : on ignore si toutes les obligations légales sont respectées ou si l’on encoure des sanctions, on ne sait pas si les bonnes compétences sont disponibles et employées au bon endroit au sein de l’organisation.

Se donner les moyens de ses ambitions, c’est aussi s’assurer de bénéficier de véritables synergies RH pour accompagner le développement des compétences des collaborateurs au service de l’évolution des activités et des orientations stratégiques de l’entreprise.