Dématérialisez la BDES et le dialogue social avec succès

Face aux perspectives économiques et sociales pour le moins incertaines et malgré les annonces du plan de relance du gouvernement, les directions générales se préparent à un avenir « agité » et étudient déjà les mesures nécessaires pour prévenir les impacts de la crise. L’agenda social de cette fin d’année s’annonce donc très chargé avec probablement de nombreuses renégociations d’accords d’entreprise notamment sur la rémunération et le temps de travail, l’accompagnement des collaborateurs reprenant le travail en présentiel, mais aussi la mise en place de mesures exceptionnelles destinées à compenser la baisse d’activité.

Un agenda qui devrait pousser vraisemblablement les entreprises à transformer leur CSE en conseil d’entreprise en vue des échanges sur toutes les dimensions concernées : organisation du travail, stratégie de l’entreprise, impacts financiers et sociaux, etc. Dans ce contexte, inutile d’ajouter des difficultés d’ordre logistique et technique en se préparant dès maintenant à toutes ces échéances avec les IRP autour d’une BDES dématérialisée.

La situation actuelle renforce la nécessité de dématérialiser le dialogue social

L’augmentation de la part de télétravail ces derniers mois transforme nécessairement la manière d’accéder à distance aux outils et aux données du système d’information, et le dialogue social n’échappe pas à cette tendance… Pour les entreprises qui subissent de plein fouet le ralentissement économique dû à la crise du COVID-19, le dialogue social ne se limitera certainement pas aux renégociations des accords d’entreprises mais nécessitera d’étudier dans des délais très courts des mesures comme l’APLD (Activité Partielle de Longue Durée) proposées par le gouvernement voire de mettre en œuvre des plans de sauvegarde de l’emploi (PSE). Autant de sujets d’échanges et de documents partagés qui méritent une vraie réflexion sur la bonne manière de les dématérialiser de manière efficace et sécurisée.

De plus, ces mesures sont régies par la loi qui impose de nombreuses modalités et échéances : convocations, réunions, traçabilité des échanges, accès aux données pour les IRP, etc. La BDES, obligatoire pour toute entreprise de plus de 50 salariés, va donc constituer le point d’orgue de ces échanges entre la direction et les IRP. En effet, elle doit vous aider à en automatiser certains aspects. Les contraintes logistiques comme les informations à partager sont telles qu’il est préférable d’automatiser au maximum toutes les actions associées. Cela évite de prendre de retard et permet de se consacrer à la mise en place d’un dialogue social de qualité, centré sur la continuité d’activité et la résilience de l’entreprise.

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La BDES ne peut pas être dématérialisée à la va-vite !

Certaines organisations peuvent être tentées d’utiliser leur portail SharePoint, ou toute autre solution existante de dématérialisation de type GED. Elles constatent vite que ces outils ne rivalisent en rien avec la valeur ajoutée d’une solution de gestion du dialogue social dont toutes les fonctionnalités sont orientées sur les activités, les commissions et les processus du dialogue social. Dans le contexte actuel où chacun appréhende les impacts sociaux de la crise économique, les élus vont vouloir accéder simplement et rapidement à toutes les informations utiles. Il est donc important de dématérialiser la BDES en cherchant à fluidifier les échanges afin de gagner du temps dans l’organisation et la planification des réunions mais aussi en valorisant le dialogue social.

Privilégier une approche où l’outil valorise les données sociales

Les solutions de type GED ou portail SharePoint ne permettent pas toujours de répondre au minimum légal, n’optimisent pas les nombreuses tâches administratives et ne valorisent pas les données. Les IRP ont juste accès au bilan social mais ne peuvent pas analyser par eux-mêmes d’autres indicateurs. Toute la logistique associée à l’agenda social reste une contrainte et une charge de travail supplémentaire pour les équipes RH.

En revanche, une solution de BDES permet d’initier rapidement une démarche de partage des données et des indicateurs de performance avec des informations historiques pour baser les discussions sur des éléments tangibles et homogènes. Cela valorise davantage les données sociales. La traçabilité des échanges entre IRP et direction générale est parfaitement maîtrisée grâce aux workflows métiers, prêts à l’emploi, ainsi que l’horodatage de la dépose des documents.

Tenir compte des différents profils d’utilisateurs de la BDES

L’autre point important pour bien dématérialiser la BDES, est de tenir compte des différents besoins de chaque typologie d’utilisateurs :

  • Les administrateurs gèrent facilement la base, définissent les différents utilisateurs et leurs niveaux d’accès, créent des entités et regroupements, paramètrent les règles de communication comme l’envoi d’emails automatisés et la possibilité de pousser des notifications à destination des IRP.
  • Les gestionnaires de la BDES(souvent les RRH et responsables de paie) alimentent la base en important les données automatiquement. Ils animent l’agenda social en créant les séances, renseignant l’ordre du jour et envoyant les convocations aux utilisateurs.
  • Les secrétaires valident les ordres du jour. En tant que porte-paroles des élus, ils posent des questions et partagent leurs remarques sur les informations qu’ils consultent
  • Les « valideurs » autorisent la diffusion immédiate ou différée des informations aux élus.
  • Les élus accèdent aux informations appropriées en fonction de leur périmètre (entité juridique, filiale, business unit, par exemple) et de leur mandat (CSE central, CSE, délégué syndical…).

La force d’une solution de BDES est donc aussi d’améliorer le travail collaboratif : les réunions sont mieux préparées et l’on évite de se retrouver dans des situations improductives où le RRH présente les informations à des élus qui n’en avaient pas connaissance et reviendront à la réunion suivante avec leurs questions. Dans la situation actuelle, perdre du temps de la sorte en utilisant des outils et processus inadaptés, peut aggraver les impacts économiques et sociaux de la crise alors qu’un outil dédié supprime immédiatement ce risque d’inertie.

Dématérialiser la BDES est un choix résolument tourné vers l’avenir

Si cette fin d’année s’annonce très chargée avec les négociations annuelles et celles exceptionnelles liées à la crise du COVID19, il ne faut pas sous-estimer non plus l’agenda social des années 2021 et 2022. Les mesures temporaires prises par le gouvernement pour compenser la baisse d’activité voire l’impossibilité d’exercer pour certaines entreprises vont prendre fin et les impacts économiques et sociaux pourraient s’aggraver d’ici quelques mois sans que les obligations légales du dialogue social en soient allégées. Autant s’assurer dès maintenant de les automatiser pour mieux se préparer à demain.

C’est donc le bon moment pour investir dans la BDES et viser une sortie de crise par le haut en préservant une qualité maximale du dialogue social

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