Gérer l’agenda social dans votre BDESE ou comment améliorer la qualité de votre dialogue social ?

Agenda social : comment la BDESE peut vous aider à mieux le gérer

Comment bien préparer et gérer l’agenda social ? Voilà une question qui revient souvent dans les directions des ressources humaines. Si l’agenda social répond à des temps de consultations obligatoires, sa gestion n’en reste pas moins chronophage pour les équipes RH et représente parfois une surcharge de travail conséquente. Cet agenda doit rester au service de l’amélioration du dialogue social, et non pas être vu comme une accumulation d’actions logistiques et administratives obligatoires. Une situation que la BDESE (Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales) pourrait grandement faciliter. Encore faut-il que votre solution BDESE soit réellement centrée sur le dialogue social et pas uniquement sur le stockage d’informations à partager avec les élus ; est-ce le cas ?

Rappel : quelles sont les obligations et formalismes à respecter pour l’agenda social ?

L’agenda social rythme les échanges entre la direction générale et le Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise autour des grands sujets économiques, sociaux et même environnementaux depuis la récente évolution de la BDESE : organisation et conditions de travail, évolution des métiers et politique de formation, progression des rémunérations, politique environnementale, etc.

Tous ces sujets sont regroupés autour de trois temps de consultations obligatoires, associés à minima une rencontre annuelle (sauf accord) avec l’ensemble des élus sur :

  • Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • La situation économique et financière de l’entreprise ;
  • La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Selon les structures et leurs accords d’entreprise, il peut également y avoir une négociation annuelle obligatoire. Celle-ci prévoit un temps d’échange imposé entre la direction générale, les équipes RH et les élus voire les délégués syndicaux. Sans oublier les réunions périodiques du CSE, dont le nombre au cours d’une année peut varier en fonction de l’effectif de l’entreprise. Les réunions extraordinaires aussi, qui peuvent notamment être rendues nécessaires en raison de circonstances particulières, comme par exemple sur la manière d’organiser le télétravail depuis la crise du Covid en 2020.

De nombreuses réunions, obligatoires ou non, sur des fréquences variables, et qui imposent un formalisme à respecter à la fois temporel, sur le fond et sur la forme pour toutes les entreprises de plus de 10 salariés. Un ordre du jour, établi conjointement entre le Secrétaire du CSE et son Président, doit être communiqué à l’attention des membres du CSE, dans un délai de 3 jours au moins avant la réunion. Une convocation est également adressée par l’équipe RH sous ce même délai. Il apparaît donc important pour l’employeur d’être en mesure de prouver que chaque élu l’ait bien reçu, ce qui explique qu’il y ait encore des envois par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais à l’heure du digital, la tendance ne serait-elle pas à la dématérialisation et à l’automatisation du dialogue social ?

Le collaboratif : véritable enjeu de l’agenda social et de la BDESE

La BDESE ne dit pas être réduite à une base de données ou de stockage mais à un outil au service du dialogue social. En effet, embarquer l’agenda social dans une logique collaborative au sein de la BDESE est une démarche réellement créatrice de valeur ! Aussi bien pour la direction générale, la DRH que les élus…

Tout d’abord, le gain de temps est un avantage non négligeable pour les équipes RH. Elles peuvent automatiser l’envoi des convocations et déclencher des synchronisations dans les agendas partagés. Ensuite, elles disposent également de toutes les informations au sein d’une seule solution, depuis la convocation jusqu’au PV de réunion avec le compte-rendu des échanges et les décisions qui ont été prises.

Au-delà de respecter le cadre légal, cela permet d’harmoniser les échanges et de simplifier le quotidien de toutes les parties prenantes du dialogue social. De plus, l’amélioration des interactions rayonne rapidement sur la qualité des échanges lors des réunions. En effet, plus personne n’arrive à la réunion sans avoir pris connaissance des documents. Fini les réunions qui commencent par revenir sur les sujets de la réunion précédente !

Enfin, la gestion de ces échanges et la centralisation des données/documents au sein de la BDESE améliore la sécurité et la confidentialité. Fini les pièces jointes avec des données sensibles et/ou confidentiel dans les boites mail de vos élus. La BDESE reste ainsi le coffre-fort numérique de toutes les informations du dialogue social. La digitalisation est le bon prétexte pour transformer la BDESE en outil complet de gestion du dialogue social.

 

Pour que votre BDESE soit réellement créatrice de valeur et facilite les échanges et les négociations entre toutes les parties prenantes, il faut veiller à 5 points clés :

La force de notre solution BDESE pour mieux gérer votre agenda social dès demain

Notre solution BDESE a été pensée dès le départ pour intégrer cette dimension digitale et collaborative. Elle automatise les workflows métier autour de l’agenda social en quelques clics : planification des réunions, mise à disposition des documents associés, notifications de tous les participants selon leur rôle et structure.

Grâce au module de messagerie intégré et de gestion de campagnes email, les secrétaires peuvent valider les ordres du jour, les diffuser instantanément et dialoguer avec les gestionnaires directement au sein de la solution :

Comment gérer son agenda social

Les élus peuvent ensuite prendre connaissance de toutes les informations autour de la réunion dans l’agenda : sommaire, ordre du jour, documents rattachés, personnes invitées…

PMU
Client depuis 2018
1 500 salariés

« alcuin a été réactif à chaque étape du projet. Grâce à l’engagement de ses équipes, les délais ont été tenus. La BDES a été mise en œuvre, personnalisée et ouverte à nos élus en 3 semaines… »

Alexandre Pissot – Chef de Projet BDES

Ces processus d’échanges et de prise en compte des remarques, parfois archaïques, peuvent devenir plus simples et totalement sécurisés avec notre solution BDESE. Basculez dès maintenant dans l’ère digitale et améliorez la qualité de votre dialogue social :