BDES ou BDESE sous Excel : est-ce vraiment la bonne solution ? Quels sont les points de vigilance ?

BDES : gestion sous excel de la nouvelle BDESE

Aujourd’hui, plusieurs solutions pour gérer la BDES sont disponibles afin d’aider les organisations de plus de 50 salariés à remplir leur obligation légale et à améliorer leur dialogue social.

Pourtant, force est de constater qu’à ce jour beaucoup d’entre elles ne sont pas encore équipées ou ont fait le choix d’utiliser Excel plutôt qu’une solution spécialisée.

Bien que le choix d’Excel soit légitime et permette de répondre à un besoin urgent à moindre coût, cette solution est très difficilement viable sur le long terme pour plusieurs raisons étayées ci-dessous.

Les limites de la BDES(E) sous Excel….

Faire le choix d’Excel peut être un premier pas vers la mise en place de la BDES mais ne pourra pas être une solution pérenne pour votre organisation.

D’expérience, 90% des organisations qui nous contactent aujourd’hui veulent remplacer Excel qui est devenu une « usine à gaz » et ne répond plus à leurs attentes. Au fil du temps, ce qui était une solution pratique de prime abord, pose des problèmes d’ordre technique, d’usage, d’évolutivité et de sécurité.

Des limites d’évolutivité et pas de garantie juridique

Depuis 2013, la BDES a connu plusieurs noms mais surtout plusieurs réformes successives qui ont fait évoluer son contenu et son usage jusqu’à être étendu à la BDESE récemment pour intégrer les aspects environnementaux.

Si vous faites le choix d’utiliser Excel pour gérer votre BDESE, vous faites aussi le choix d’assurer vous-même la veille juridique. La modification du fichier Excel pour y intégrer les évolutions attendues, après la parution des décrets d’application, est alors de votre responsabilité.

La réalité observée sur le terrain montre que pour répondre aux évolutions, les formules utilisées dans Excel se multiplient par dizaines, les liens entre feuillets et classeurs sont innombrables et les risques d’erreurs deviennent toujours plus importants à chaque modification.

En fonction des décrets, il peut s’agir de changements mineurs sans complication. Toutefois, il faut envisager que certaines réformes puissent remettre complètement en cause le format de vos fichiers et la manière dont ils sont organisés. Dans ce cas, il ne faut pas exclure la possibilité de repartir à zéro et de devoir tout refaire, plutôt que de modifier un fichier déjà complexe qui risque de « craquer ».

Fiche pratique BDES pour contrôler votre conformité

En complément du webinar….

N’hésitez pas à télécharger notre fiche pratique pour contrôler en 5 points la conformité de votre bdes

Des limites techniques et d’accessibilité

Si votre organisation est une PME mono-structure, Excel pourra répondre à votre besoin de gestion de la BDESE jusqu’à un certain point. Mais attention à ne pas trop grossir ! Dès qu’une organisation a plusieurs entités juridiques ou des filiales, il est illusoire de penser que vous pourrez continuer à utiliser Excel.

En effet, la quantité d’informations devient trop importante avec beaucoup trop de lignes de données. Vous pourrez essayer de multiplier les classeurs Excel et d’avoir un fichier de synthèse, avec des liens et des formules, mais malheureusement cette utilisation va vite devenir ingérable.

De plus, vous pourrez rencontrer des problèmes d’accessibilité. Comment rendre ce ou ces fichiers accessibles, lisibles et compréhensibles pour les élus du CSE et plus largement pour toutes les IRP ? Cette question est centrale. Notamment depuis la généralisation du télétravail qui a rendu l’accès à la BDES en dehors du bureau absolument nécessaire. La BDES se doit d’être collaborative, intuitive pour ses utilisateurs et accessible depuis n’importe où et à n’importe quel moment; comme l’exige d’ailleurs le cadre légal.

Des limites en matière de sécurité

De nombreuses informations confidentielles sont publiées dans la BDES. Il est donc primordial de pouvoir contrôler l’accès à ces informations et de s’assurer qu’elles soient stockées dans un environnement sécurisé.

Avec Excel, au mieux, vous pourrez publier le fichier dans un dossier partagé de votre système d’information et gérer des droits d’accès (lecture, modification, contrôle total), mais aujourd’hui ce n’est plus suffisant.

En effet, avec des cyberattaques de plus en plus nombreuses, il devient primordial d’héberger les données sensibles dans une solution qui garantit un hébergement sécurisé et qui peut appliquer les bonnes mesures en cas d’incidents.

En plus de la sécurité, la gestion des droits d’accès à la BDES est multiple selon les profils et les fonctions standards d’Excel ne sont pas adaptées. Il faut gérer des droits de lecture, de modification, de validation, de publication sur tout ou partie des contenus. Il est aussi important de pouvoir limiter les possibilités de téléchargement, d’enregistrement et d’impression des documents mais aussi de mesurer ou de tracer si les informations sont bien consultées pour assurer le pilotage et le bon suivi de votre dialogue social.

Les bonnes pratiques pour gérer la BDESE

L’idée aujourd’hui n’est pas d’abandonner Excel qui reste le support de prédilection dans beaucoup d’organisations. C’est grâce à Excel que vous pouvez notamment récupérer les données issues des outils RH ou paie avec des exports. C’est un outil formidable pour le traitement des données mais il ne peut pas être l’outil final mis à la disposition des élus pour la consultation.

Ce que nous conseillons à nos clients, c’est d’utiliser les données de ces fichiers Excel et de les importer dans notre solution web sécurisée, via une alimentation automatisée. De cette façon les équipes RH gardent leurs habitudes de fonctionnement mais vont aussi gagner du temps. Le gain de temps est mesurable sur l’alimentation des indicateurs mais aussi sur le temps consacré à répondre aux interrogations des élus du CSE sur les données, les temps de consultations, les documents ou encore l’agenda social.

La vocation de la BDES est d’être un outil d’amélioration du dialogue social. Pour cela, il est important de fournir aux élus un environnement de consultation innovant avec des informations complètes, accessibles simplement, et facilement compréhensibles.

En faisant appel à une solution complète de gestion du dialogue social, dédiée et évolutive, vous disposerez d’un outil qui valorise les données dans le respect du cadre légal et qui répond aux besoins de consultation et de compréhension des élus du CSE. Avec du temps gagné, des informations à jour et un outil simple à utiliser, tout le monde sera gagnant.

webinar bdes en replay

Testez Gratuitement la BDES Alcuin

Vous souhaitez bénéficier d’une démonstration de la BDES ?